20代、読書頑張る

社会人にとって読書は大切だといわれます。1週間に1冊読書チャレンジするブログです。

【先輩の対応から学んだ】すぐできる周りの一つ上を行く電話対応5つ

電話対応の神になろう

電話対応に対して苦手意識を持つ方って多いですよね。私もそのうちの一人です。学生時代からどこかしらに電話をかけることが苦手でした。

 

対面だと相手の顔色をうかがいながら話を進めていくことができます。顔が見えないと顔色がうかがえないうえに、声のみの情報になるため間をあけると不自然になってしまいます。そのため少し緊張してしまうんですよね。

 

社会人になってから最初にぶつかった壁が電話対応でした。もちろん、テンプレート通りに対応すれば問題が起きることはありません。ここまでたどり着くのに苦労しました。

 

さて、今回の記事はただの電話対応を取り上げるわけではありません。あくまで電話対応の基礎を押さえているのを前提に、周りの一つ上を行く「電話で話した人に感動を与える電話対応」のコツを紹介していきます。

 

この記事を読んだあなたが、「電話対応の神」、「電話対応と言えばあの人!」となることを願います。

 相手が名乗ったら積極的に名前を呼ぶ

自分が顔見知りの人から電話がかかってきた場合は、真っ先にその人の名前を呼びましょう。イメージは「もしもし」の代わりに、「○○さん、○○(自分の名前)です。」というような感じです。名前を呼ばれて嫌な気はしませんし、自分のことを覚えていてくれているんだ!と少しうれしくなります。

 

仕事をするうえでコミュニケーション能力と信頼関係は重要な要素です。名前を覚えているという小さな行為も相手はしっかり覚えてくれます。

 

電話番号を伝える際には抑揚をつける

意外と盲点なのが、電話番号を相手に伝える場合です。電話番号は重要なわりに、聞き取りづらいです。そのため復唱して確認するわけですが。電話番号を相手に伝える際に、奇数を声色高めに伝えると聞き取りやすいそうです。

 

私も今までは、一定の高さで電話番号を伝えていたので今後は試してみようと思いおます。

 

自分が感動させられた場合は一言添える

電話対応には、自分が受ける場合と自分がかける場合があります。自分がかけたときに、逆に対応に感動したことはありませんか?

 

例えば、自分のために手間をかけてくれた、いろいろ丁寧に教えてもらえたなどです。そんな時には、お礼に一言添えましょう。「ご丁寧にありがとうございます。」「大変助かりました。」など。

 

相手が携帯電話でかけてきている場合は要注意

会社の電話に携帯の電話番号からかかってきた!そういう時には注意してください。相手も仕事で電話をかけているのであればほぼ問題ないのですが、相手が個人の携帯電話からかけている場合、通話料金が発生している可能性があります。

 

あなたが携帯からある会社へ電話をかけて、取りつぎで手間取っていたりすると通話料金が気になりませんか?

 

あなたに電話を掛けた方も通話料金が気になっているかもしれません。こちらから進んで、かけなおすか、担当者からかけなおす提案をしたほうがよいでしょう。

 

見えない相手だからこそより丁寧に

先でも話しましたが、電話だと相手の顔が見えません。対面でないからこそ、少しおろそかになってしまうことがあります。それは「笑顔」です。

 

私は電話対応の時に基本的に笑顔で、謝罪をする際は申し訳なさそうな顔をするようにしています。つまり、対面の時と同様に顔色に変化をつけるようにしているのです。

 

相手に顔こそ見えないものの、声色でこの人がどんな顔をしているのかだいたいイメージができます。

 

相手にもそれが伝わるだろうと思うので、しっかり笑顔で対応します。

 

まとめ:電話対応が楽しくなると仕事も楽しくなる!

どの業種でも電話対応から逃れることはできません。特に新人の場合は進んで電話をとるように指導されることが多いと思います。

 

電話対応が苦手意識を持っていると、ほかの仕事にまで影響をきたしてしまうかもしれません。逆に電話対応が得意になり楽しくなると、ほかの仕事も相乗効果で楽しくなってきます。

 

是非電話対応をマスター、そして一つ上の電話対応の神になって仕事を楽しみましょう。